Шта је управљање изузецима?
Изузетно управљање је стратегија пословног управљања која наводи да менаџери и супервизори треба да испитају, истраже и развију решења само за она питања код којих постоји одступање од постављених стандарда, норми, пословне праксе или било којих других финансијских циљева као што су одступања у добити, питања квалитета, питања инфраструктуре итд. уместо да испитују и баве се сваком рутинском пословном активношћу.
Објашњење
Изузетно је менаџмент систем уочавања и извештавања ситуације менаџменту само у случају да постоји стварни захтев особља на нивоу менаџера. Основна сврха је да се време управљања искористи на најефикаснији и најбољи могући начин тако што ће се укључити само када постоји значајно одступање од рутине или нормалних пословних резултата.
Као резултат тога, имат ће више времена да размотре важну ствар која укључује веће одступања и могу дати све од себе у прецизном подешавању проблема, док ће осталим мањим стварима особље нижег нивоа моћи да се бави директно. Помаже менаџменту да открије и уклони препреке које захтевају доношење одлука и предузме најпогодније акције. У овом систему, менаџмент добија сажет, неразноврсни упоредни детаљни извештај који покрива све главне аспекте проблема.
Како то функционише?
Управљање изузецима ради у следећим фазама-
# 1 - Фаза мерења
Под овим првим кораком управљања изузетком, акумулирају се и вреднују подаци у вези са пословним операцијама, што укључује мерење учинка свих доступних инпута, почевши од напора који се користе за постизање циљева пословања, његове оптимизације, новчаног тока, како се финансијски ресурси користе користи се за пружање услуга или производњу робе ради зараде, употребе и расипања сировина и њихове економије путем куповине, прераде и складиштења до испоруке готових производа.
Све ове информације укључују готово све факторе који се користе за мерљиво мерење, као што су примена временских стандарда, података о залихама, биланса стања, резултата прегледа готових производа, залиха доступних за продају, података о коришћењу машина, обртних средстава итд.
# 2 - Фаза пројекције
Ова фаза испитује коришћена мерења која су корисна за постизање пословних циљева. На основу историјских података, пројекције се припремају применом статистичких знања као што су значај, вероватноћа, поузданост, стандардна девијација, величина узорка, корелација. Након овога, планови се развијају према прогнози. У тренутном сценарију, комплетна стратегија предвиђања детаљно се проверава из свих могућих исхода, попут процедура и постојећих политика, способности и адекватности опреме и особља, организационе структуре итд. Ако је потребно, планови могу бити измењени.
# 3 - Фаза одабира
У овој фази, након темељног прегледа свих планова, бира се и примењује најбољи. Сходно томе, усваја се систем за који руководство сматра да је најбољи за постизање пословних циљева.
# 4 - Фаза посматрања
У овој фази се периодично надгледају одабрани процес и стратегија и напредак. Систем мора имати особине попут аутоматског, поузданог и адекватног. Адекватност овде значи да подаци морају бити прецизни, ни превелики ни премали, морају бити до ознаке која садржи све потребне релевантне информације.
# 5 - Фаза поређења
У овој фази се процењује напредак рада и упоређује са унапред дизајнираном мапом пута како би се утврдила одступања, ако постоје. У зависности од природе одступања, оно се категорише као главно, мање одступање или било која друга врста одступања.
# 6 - Фаза акције
На основу одступања утврђеног у фази поређења, развијају се даље тачке деловања. Стратегије се примењују са циљем довођења капацитета и перформанси на жељени ниво или увођења било какве промене у прогнозу како би се осигурале оптималне перформансе.
Управљање примерима изузетака
Финансијски пример: Главни финансијски контролор (ЦФЦ) компаније Хенри Инц. интензивно је ангажован на различитим радовима, састанцима и другим ангажманима. Да би смањио терет свог рада, руководство је једном након темељне анализе развило следеће дефинисане границе преко којих се материја мора пријавити ЦФЦ-у и потребно је претходно одобрење:
АБП продаја и трошкови износили су 8,00 000 и 6,00 000 америчких долара, док су стварни приходи од продаје износили 6,00 000 и 3,00 000 америчких долара. Утврдите да ли ствар треба пријавити ЦФЦ-у?
Решење:
- Приход: Стварни приход је 6,00 000 УСД, што је више од 50% АБП (8,00 000 к 50%, тј. 4,00 000 УСД) Такође више од 5,00 000 УСД. Стога се ова материја неће пријавити ЦФЦ-у јер услови нису испуњени.
- Трошкови: Стварни трошкови износе 3,00 000 УСД, што је више од 40% АБП (6,00 000 к 40%, тј. 2,40 000) и такође су премашили ограничење од 2,50 000 УСД, овде ствар постаје пресудна и треба је пријавити ЦФЦ-у за даљу анализу и доношење одлука за корекцију и усклађивање са постављеним стандардима.
Управљање изузетком наспрам пасивног управљања изузетком
Изузетно је активно управљање тамо где је руководство активно унапред да би се бавило ситуацијама, помажући у решавању проблема и учествује у стварном времену у свим активностима и пази на то шта његово особље ради на превазилажењу грешака пре него што се догоди.
Други је пасивно управљање по изузетку, где се управљање прекида само када жељени циљеви нису испуњени и када је потребно извршити промену у планирању и затражити корективне мере. Ова метода обично ступа на снагу само у случају да се догоди необичан догађај. Свака метода има своју важност и може се изабрати било која од њих на основу пословних захтева.
Пасивни приступ користан је за предузећа која имају опуштено окружење и особље које разуме своје улоге и одговорности. Ово може помоћи да се подстакне морал особља и његова независност. Иако активнији приступ могу користити мање пажљиви, нови који долазе са нижим особљем, строжом организацијом, јер им је потребно постепено вођење да би завршили свој посао.
Предности
- Помаже у најбољем могућем искоришћавању времена јер се од менаџера тражи да решавају проблеме само на кључним нивоима.
- Како су менаџери ослобођени рутинског посла, своју пуну енергију могу концентрисаним напорима применити на критичне проблеме.
- Због ограниченог радног оптерећења, менаџери могу проћи детаљну анализу посла који треба обавити.
- Управљачке активности и контрола повећавају се руководством изузецима.
- Помаже у лаком приступу прошлим трендовима и старим радовима.
- Предвиђа могућности управљања и проблеме који би се могли појавити у будућности.
- У овај процес су укључени и квалитативни и квантитативни напори.
- Смањује износ финансијских и оперативних резултата које управа треба да види.
- Помаже нижем и потчињеном особљу да примене сопствене идеје за постизање жељеног циља.
Мане
- Заснован је на прошлим резултатима са којима се упоређују тренутни подаци. Сходно томе, ако прошли подаци нису тачни, можда ће бити проблема у тренутном доношењу одлука.
- Потребна је детаљна студија, посматрање и систем извештавања, тако да је потребан финансијски аналитичар који прави сажетке и извештаје и представља их управи, а самим тим и додатну радну снагу.
- Систем неће упозоравати док се проблем не појави, тј. Делује корективно уместо превентивно.
- Не може мерити људско понашање. Због тога је понекад тешко спровести.
Закључак
Изузетно управљање је стратегија управљања која захтева од менаџмента да обезбеди свој ангажман само у случају да постоје евидентирана одступања од постављеног стандарда, норми и мерила. Такође индиректно помаже јачању морала запослених јер они постају део доношења одлука и решавања проблема којима би се иначе бавило особље на нивоу менаџера, што индиректно даје осећај ауторитета и одговорности запосленима.
