Шта је прекорачење трошкова?
Прекорачење трошкова, такође познато као прекорачење буџета, је сценарио када трошкови пројекта или предузећа теже да порасту од онога за шта су предвиђени, а може доћи до повећања трошкова услед неправилног буџетирања или потцењивања стварних трошкова на рачуну неких непредвиђених сценарија који нису узети у обзир током процеса израде буџета.
Карактеристике
- Прекорачење трошкова је генерално заступљено у инфраструктурним, грађевинским и ИТ пројектима, који током фазе завршетка пројекта виде пуно неочекиваних трошкова.
- Они су првенствено на основу три фактора као што су политички разлози, психолошки разлози и технички разлози.
- Првенствено је то због недостатка финансирања, недостатка координације, непланираних трошкова или кашњења пројеката.
- Увек је неизвесно, а финансирање истог није могуће. Сматра се да се то дешава када одређене фазе пројекта или предузећа теже да пређу стварне буџетске трошкове.
- Мерење прекорачења трошкова је различито за различите индустрије или компаније.
Врсте прекорачења трошкова
# 1 - Процене
Трошкови у вези са пословањем могу се потценити због фактора као што су лична пристрасност и компликоване процедуре укључене у извршавање задатка. Можемо користити референтну методологију предвиђања класе да бисмо повећали шансе за извођење тачнијих процена. Проблем је у томе што се најбоље прогнозе могу показати погрешним у израчунавању савршене процене, па је стога задржавање непредвиђених случајева као дела буџета увек добра пракса за суочавање са лошим сценаријима у будућности.
# 2 - Ризик
Ризик може бити било који сценарио за који не можемо доделити вероватноћу. Не могу се предвидети раније и понекад нису под контролом посла попут природне катастрофе, што може одложити завршетак пројекта или учинак добављача, што на крају може наштетити послу. Исправан план управљања ризиком може предузећу помоћи да донекле ублажи ризик, али ризик остаје примарна врста са којом се суочава свако предузеће или пројекат.
# 3 - Сцопе Цреек
Поток Сцопе дефинише се као случајеви када се у пројекту или послу појаве небројене активности, које нису обухваћене буџетом или стварним трошковима. То се може догодити када управа настави да додаје функције пројекту како и када је развијен или потребан или у случајевима када пројектни тим постане превише креативан и започне са укључивањем недокументираних активности. Управљање пројектом и контроле првенствено су дизајнирани на такав начин да спречавају такве сценарије сталном поновном проценом буџета.
# 4 - Ескалација трошкова
Ескалација трошкова више је повезана са економским факторима попут инфлације, који могу укључивати раст цена одређене ставке током периода који није урачунат у почетни буџет.
Како избећи прекорачење трошкова?
- Традиционалне технике укључују примену алата за управљање пројектима као што је ПРИНЦЕ, мада резултати нису загарантовани.
- У данашњем сценарију, модернији алати и апликације попут Агиле преузимају традиционалне технике како би помогле предузећима да се носе са прекорачењем трошкова.
- Посао као јединица треба проактивно планирати и укључити неколико сценарија који могу довести до таквог прекорачења.
- Месечна или квартална прогноза је неопходна да би се узеле у обзир промене стварних података у односу на буџет и сходно томе планирајте.
- Посао би требало да посвети велику пажњу током фаза планирања пројекта, јер то служи као основа.
- Способност продавца да изврши и испоручује потребно је детаљно проверити у тренутку изнајмљивања продавца.
- Посао би требало да се увежба у коришћењу савремених алата за распоређивање и графикона за бољу контролу трошкова.
- Менаџер пројекта захтева континуирано праћење и контролу пројекта.
- Заинтересоване стране у пројекту или предузећу увек треба информисати о променљивим сценаријима, тако да су на истој страници и на тај начин предузеће може искористити њихово знање.
- Борба против потока је неопходна и предузећа морају да виде да остану у оквиру опсега који је првобитно планиран.
Узроци
- Непланирани трошкови: Непредвиђени сценарији могу довести до неколико активности које у почетку нису узете у план или буџет. То може бити због техничких, политичких или психолошких разлога.
- Прекид комуникације: Неспоразум између два одељења или укључених људи може довести до непотребних трошкова.
- Промена обима пројекта: Догађај који доводи до потока опсега један је од главних разлога. Поток Сцопе дефинише се као случајеви када се у пројекту или послу појаве небројене активности, које нису обухваћене буџетом или стварним трошковима.
- Потцењивање сложености пројекта: Одређене фазе пројекта или пословања толико су сложене да је правилно финансирање с времена на време тежак посао. Ово је вероватније повезано са великим, скупим пројектима.
- Неадекватно финансирање: Финансирање служи као окосница сваког посла или пројекта. Недостатак капитала на крају може довести до прекорачења трошкова, где се пројекат или посао могу суочити са пропадањем у финансирању њихових заједничких активности.
- Недостатак лидерског искуства: Релативно неискусно руководство или неефикасно управљање може довести до неправилног планирања пројекта и нетачног буџетирања пројекта. Стога с временом пројекат може постати жртвом погрешног буџетирања и пасти у случају прекорачења трошкова.
- Одсуство плана за ванредне ситуације: Предузеће пати и када нема резервног плана или плана за непредвиђене случајеве за неизбежне сценарије. Резервни план је неопходан, посебно за велике пројекте, јер нека одступања од уобичајених буџетских трошкова могу коштати милионе.
- Кашњења пројекта: Кашњења у завршетку пројекта од уобичајеног планираног завршетка на крају доводе до прекорачења трошкова јер оне активности које се протежу дуже од рока завршетка нису биле урачунате у буџет.
Спречавање прекорачења трошкова
# 1 - Правилно планирање
Планирање служи као основа сваког пројекта или посла, а најбољи начин за спречавање прекорачења трошкова је планирање пре него што се пројекат изврши. Што су процене тачније, то су веће шансе да се пројекат држи свог буџета.
# 2 - Знање добављача
Продавци морају бити детаљно процењени пре него што буду ангажовани. Пројекат и предузеће би требало да стекну пуно знање о својим могућностима и искуству у датој области како би се избегли најгори сценарији. Пре него што се веза са продавцем зацементира, потребна је одговарајућа пажња.
# 3 - Избегавајте Сцопе Цреек
Много непримерених активности не би требало да нађе места у пројекту, а посао или пројекат треба да остану у првобитном опсегу пројекта уз минимална одступања од плана.
# 4 - Коришћење алата за планирање пројеката
Да би се надгледао и контролисао пројекат, требало би применити употребу савремених алата као што су Гантт екцел графикон или образац за праћење пројеката, тако да руководилац пројекта буде упознат са сваком фазом пројекта и шансама за прекорачење трошкова.
Закључак
Ово је неизбежан сценарио са којим се суочава свако предузеће или пројекат, али како га умањити или ублажити зависи много од менаџмента или менаџера пројекта. Проактивни приступ може помоћи предузећу да смањи шансе за прекорачење трошкова правилним планирањем и темељном анализом процена.
