Усклађивање књига је измирење које је спровела компанија пре затварања својих пословних књига како би се осигурало да су књиге ажурне и да у књигама рачуна компаније нема манипулација или превара.
Помирење књига
Као што сви знамо, Књиге рачуна су нацрти било ког посла. Вођење пословних књига је кључ за финансијско управљање.
Међутим, вођење пословних књига није довољно. Такође је неопходно да рачуни буду тачни и потпуни. Постоје разне провере и контроле које то могу осигурати, али један од најосновнијих и најбитнијих начина је „Помирење књига“.
- Шта је помирење?
- Када се врши помирење?
- Који је период за који се врши помирење?
- Зашто би требало извршити помирење?
- Најбоље праксе за процес помирења
- Како изгледа изјава о помирењу?
- Које су врсте помирења?
- # 1 - Измирење банака
- # 2 - Измирење добављача
- # 3 - Измирење купаца
- # 4 - Измирење предузећа / ли>
- # 5 - Измирење специфично за посао
- Корисни савети за госпођу Екцел током измирења
Шта је помирење?
То је поступак који упоређује два скупа записа и анализира разлике између два скупа, ако постоје.
Ова два скупа записа могу бити било шта из читаве лепезе књига рачуна. Генерално, један сет записа је књига из саме књиге компаније коју треба ускладити, а друга група записа добијена је из унутрашњих или спољних извора.
нпр. упоређивање банкарске књиге (интерни извор) у односу на банковни извод (екстерни извор).
Када се врши помирење?
Обично се спроводи пре затварања рачуна. Препоручљиво је то радити месечно, како би књиге биле ажурне, али могу се радити и квартално или годишње.
Што је већа запремина, то би требало да буде учесталост помирења, тако да процес помирења буде мирнији.
Требало би их радити на годишњој основи пре него што ревизори овере Књиге. Већина усаглашавања је предуслов за ревизијско тестирање. Од доношења Сарбанес Оклеи-а (СОКС) 2002. године, помирење је постало још критичније јер је усклађеност порасла на други ниво.
Који је период за који се врши помирење?
Један од критичних аспеката о којем треба водити рачуна приликом вршења помирења је да период за оба сета записа треба да буде исти.
У наставку горе наведеног примера, врло је нелогично упоређивати банковну књигу издвојену за период од 01. јануара до 31. марта 16. са банковним изводима за јануар од 16. до 30. јуна 16. Требало би да постоји заједничка основа за поређење.
Такође, основна ствар коју треба узети у обзир је да почетни или почетни биланс увек морају бити једнаки за оба скупа записа. У горенаведеном случају, ако биланси на дан 01. јануара 16. нису идентични, ту разлику треба прво исправити, уместо да се наставља усаглашавање од 01. јануара 16. до 31. марта 16.
Зашто би требало извршити помирење?
Откривање преваре
- Лако је манипулисати књигама рачуна. Један од начина откривања преваре је помирење. Разумимо ово на примеру.
- Благајна АБЦ корпорације врши превару не евидентирајући готовину примљену од купаца. Радећи ово, клијент и књиге готовине остају непромењени и он може примити примљени новац у џеп.
- Једноставан начин за откривање оваквих превара је извођење усаглашавања главне књиге. Када се књига купаца у књигама АБЦ упореди са књигом АБЦ у књигама купца, салди се неће повезати и откриће се превара.
Уверите се да су евиденције комплетне:
- Понекад одређене активности утичу на наше књиге, али се не преусмеравају преко тима за рачуне и стога могу остати неоткривене.
- Мали пример је чек који купац положи директно на банковни рачун. Ако купац не обавести, књига банке, као и књига клијента, биће непотпуна, што ће довести до погрешног приказивања чињеница.
Уверите се да су записи тачни:
- Постоје шансе за људске грешке у процесу рачуноводства.
- Један пример људских грешака је нетачно постављање цифара, нпр. Стварна вредност продаје била је Рс. 99.736, што је погрешно забележено као Рс. 97,936.
- То се може сазнати током усаглашавања рачуна. То нису ништа друго до грешке у транспозицији и у овом случају је разлика углавном дељива са 9.
Најбоље праксе за процес помирења
Неке од најбољих пракси које се могу усвојити тако да помирење помаже у постизању његове сврхе су следеће:
- Компаније треба да успоставе процес помирења који ће се интерно пратити. Треба да покрива учесталост, кључне рачуне за које треба извршити помирење, стандардизоване формате итд. Ови процеси ће се разликовати у зависности од обима, врсте индустрије, подручја са високим ризиком, итд. Политику треба припремити и упутити Тим за финансије и рачуне редовно.
- Треба пратити раздвајање дужности. То значи да запослени који евидентирају књиговодствене евиденције не би требало да буду део процеса помирења. Осигураће да један поново провери посао који је обавио други.
- Треба следити матрицу овлашћења за процес стварања-провере. Изјаве о помирењу такође треба да припреме и провере различити запослени на основу именовања. Извршни директор може припремити изјаву о помирењу, а менаџер то исто може проверити.
- Припремилац и контролор треба да се правилно пријаве, тако да се људи осећају довољно одговорнима.
- Треба утврдити строге рокове за завршетак помирења како би се откриле преваре и предузеле благовремене мере.
- Опсег интерне ревизије такође треба да укључује проверу ових изјава о помирењу.
- Поступак одобрења треба да буде постављен за прослеђивање уноса исправка (ако их је откривено током процеса усаглашавања) ради исправке рачуна. Обезбедиће да се средњи и виши менаџмент с времена на време ажурирају.
- Пропратна документа (као што су банковни извод, књига клијента итд.) Треба да чине део Изјаве о помирењу на основу које треба добити одјаву.
Како изгледа изјава о помирењу?
Изјава о помирењу треба да буде што једноставнија. Требало би да садржи потребне детаље, на пример, која се књига усаглашава, који је период помирења, када се измирење припрема, ко је припремио, проверио, одобрио итд.
Следи једноставан формат изјаве о помирењу:
| АБЦ Цо. | |||
| Изјава о мирењу банке од 31. марта 16. године | |||
| Банковни рачун бр. 00000кккккк | |||
| Стање према књигама рачуна на дан 31. марта 16 | ккк | ||
| Додати: | Прилагођавање 1 | ккк | |
| Прилагођавање 2 | ккк | ||
| Прилагођавање 3 | ккк | ккк | |
| Мање: | Прилагођавање 4 | ккк | |
| Прилагођавање 5 | ккк | ккк | |
| Прилагођавање 6 | |||
| Стање према Извештају банке на дан 31. марта 16 | ккк | ||
| Припремио: Рачуновођа | |||
| Проверио: Менаџер | |||
| Верификовао: Финансијски контролор | |||
Било који од два сета може се узети као основа, а подешавања треба додати или одузети, чиме се долази до балансне цифре.
У горњем формату, књига банке узета је као основа. Међутим, ако се извод из банке сматра основом, сва прилагођавања ће се поништити. Следећа два случаја ће вам помоћи да ово боље разумете:
Случај А - Узимање књиге банака за основу
| Стање према књигама рачуна на дан 31. марта 16 | 9.700 | ||
| Додати: | Издати чекови, али нису депоновани | 10.000 | |
| Банка Заинтересована од стране банке | 75 | 10,075 | |
| Мање: | Банкарске накнаде нису евидентиране | 175 | 175 |
| Стање према Извештају банке на дан 31. марта 16 | 19.600 |
Случај Б - Узимање извода из банке за основу
| Стање према Извештају банке на дан 31. марта 16 | 19.600 | ||
| Додати: | Банкарске накнаде нису евидентиране | 175 | 175 |
| Мање: | Издати чекови, али нису депоновани | 10.000 | 175 |
| Банка Заинтересована од стране банке | 75 | 10,075 | |
| Стање према књигама рачуна на дан 31. марта 16 | 9.700 |
Које су врсте помирења?
Основне изјаве о усаглашавању које су кључне и припремљене у свакодневном пословном рачуноводству:
- Измирење банака
- Измирење добављача
- Измирење купаца
- Измирење међу компанијама
- Измирење специфично за посао
Детаљно ћемо размотрити сваку од ових изјава:
# 1 - Измирење банака
Изјава о усаглашавању банке припрема се за стварне трансакције одражене у изводу банке у односу на трансакције евидентиране у нашој банковној књизи.
Неки од разлога за разлику између банкарске књиге и извода су:
- Чек издат добављачу, али предочен касније
(Понекад се на изводу из банке појављују чекови који су врло стари. Они су застарели и не могу се више депоновати. Боље их је отписати и Књигу банака држати јасном.)
- Износ који је купац положио директно на наш банковни рачун
- Камата у банци коју кредитира банка
- Банкарске накнаде које терети банка
- Банкарске грешке (иако су ретке, грешке се могу догодити и због грешака при уносу података)
Све активности везане за плаћање и примање се прате кроз банковну књигу. Помирење помаже да се ажурира.
Да би нам олакшали живот, већина рачуноводствених ЕРП-а има уграђене функције које помажу у директном извлачењу извода о усаглашавању банака.
Основни концепт који се користи у овим ЕРП-има је бележење „банковног датума“ за сваку трансакцију. Датум банке је датум када се трансакција одражава у изводу банке. ЕРП издваја извештај на основу „Датум документа“ у односу на „Датум банке“.
# 2 - Измирење добављача
Изјава о усаглашавању добављача је припремљена како би се осигурало да су књиговодствене евиденције предане у књигама добављача у складу са књиговодственим књигама прослеђеним у нашим књигама.
Разлози за одступања су следећи:
- Продавац не може резервисати повраћај куповине који смо ми резервисали.
- Чекови које смо издали можда се неће одразити на њихове књиге. То се обично дешава када је чек изгубљен или изгубљен у транзиту.
- Робу у транзиту нисмо евидентирали ми, али смо је евидентирали продавац;
# 3 - Измирење купаца
Изјава о мирењу купаца врло је слична помирењу са добављачима. Припремљени смо да проверимо да ли су књиге купаца синхронизоване са нашим књигама. Већина предузећа помирење купаца третира као приоритет у односу на помирење добављача. То је зато што се новац потражује од купаца и увек је боље помирити се тако да исплате не чекају због неких проблема у вези са књиговодственим књижењима.
Разлози за одступања су следећи:
- Поврат који су резервисали купци не појављује се у нашим књигама.
- Порез који је одбио купац који није урачунат у наше књиге.
- Роба у транзиту евидентирана је као продаја у нашој књизи.
- Уплате директно пребачене на наш банковни рачун нису евидентиране.
Добра пракса је извршавање месечног усаглашавања купаца на ротацијској основи. Дозволите нам да компанија има 100 непарних купаца, а усаглашавање око 10-15 књига клијената треба обавити сваког месеца.
Такође, када се усаглашавање заврши и овере обе стране, може се издати потврда о потврди биланса за дати период. Осигураће да почетни биланс не мора бити поново проверен. Такође помаже у решавању спорова.
# 4 - Измирење међу компанијама
Предузећа у групи (холдинг, зависна предузећа итд.) Морају да припреме консолидоване књиге рачуна. Ове књиге треба да елиминишу трансакције међу компанијама, попут продаје Холдинг Цо. њеном зависном предузећу. Због тога постаје изузетно важно да се њихове књиге рачуна увек синхронизују и да их треба редовно усаглашавати пре него што се поступак консолидације заврши .
# 5 - Измирење специфично за посао
Свака компанија мораће да припреми и друга помирења која су изнад горе поменутих основних. Пример за то је измирење трошкова робе
Ово помирење се неће односити на услужну индустрију јер немају залихе. Међутим, од виталног је значаја за предузећа која имају залихе.
Колика је цена продате робе?
Трошкови продате робе = отварање залиха + куповина - затварање залиха
Трошкови продате робе = Продаја - Добит
Свака од ове две методе може постићи цену робе. Обоје морају бити у истој количини. Ако не, треба припремити изјаву о помирењу како би се утврдили разлози за разлике. Такође, требало би извршити физичку верификацију Завршног фонда, а исти би требало усагласити са Завршним залихама које се појављују у Књигама рачуна.
Помирење књига Видео
Корисни савети за МС Екцел током обављања усаглашавања
- Треба припремити стандардизовани образац са свим основним формулама у програму Екцел. (Може се користити горе илустровани формат)
- У случају усаглашавања добављача / купца, фактура бр. Делује као стандардно поље које се може узети као основа за обављање функције Влоокуп и чинећи поступак помирења једноставнијим. Обавезно направите специјално лепљење након употребе функције Екцел Влоокуп.
- Улоге за задуживање и кредит филтрирајте одвојено и ускладите их појединачно. Други начин раздвајања уноса је филтрирање према типу, тј. Плаћања, фактуре, поврати, друга подешавања. Ако се помире одвојено, а затим зброје разлике, показаће се корисним.
