Шта је Импрест систем?
Систем аванса је врста система финансијског рачуноводства који је дизајниран за праћење и документовање начина на који се готовина користи. Најчешћи пример укључује систем ситног новца који обрачунава сваку трансакцију ситног новца како би се одржала равнотежа у фонду која је једнака укупном приходу ситног новца и додатном готовини која је остала у фонду.
Примери
Лтд настоји да створи резерву за одржавање свих својих трансакција са ситним новцем. Као административно одељење А лтд, водите исто формалним процедурама уз помоћ којих може створити ситни новчани фонд. Систем ситног новца Готовина је један од најчешћих типова система аванса који се користи за евидентирање ситних трансакција у временима када је незгодно или непрактично за кориснике да смањују чекове.
Рачуни готовине обично одржавају унапред утврђени износ готовине који се може користити у разне сврхе, као што је надокнађивање трошкова запослених, плаћање ситних трошкова итд. Лтд може створити фонд ситног новца препознавањем и евидентирањем свих трансакција са ситним новцем. помоћ следећих корака-
- За стварање ситног новчаног фонда додељује се унапред утврђени износ готовине. Овај рачун се посебно евидентира у главној књизи организације.
- У следећем кораку компанија мора да идентификује све своје номиналне трошкове који се плаћају готовином и сходно томе све у систему документују признаницама.
- Да би се одржала унапред утврђена постављена равнотежа, компанија с времена на време мора допунити свој ситни новчани фонд.
- Компанија мора редовно надгледати фонд ситне готовине, тако да не постоји могућност било каквог одступања између очекиваног износа готовине и стварног износа готовине.
- Управно одељење мора спровести одговарајући поступак истраге у случају да утврди било каква одступања.
Предности Импрест система
# 1 - Откривање преваре
Систем Импрест елиминише могућности неовлашћеног трошења јер су средства намењена у унапред одређене сврхе. То, заузврат, знатно олакшава праћење трошкова и пријављивање неслагања, што на крају помаже у откривању, а не елиминацији могућности превара.
# 2 - Смањење грешака
Благајна прегледава књигу ситних новчаних средстава у честим интервалима, а у случају погрешке или грешке, иста се лако може пронаћи и отклонити.
# 3 - Регулација ситних трошкова
Ситним трошковима се управља помоћу постављених ограничења система аконтација, што ситној благајни готово онемогућава да троши више од ситног новца који је доступан на рачуну.
# 4 - Смањује оптерећење главне благајне
Матична књига ослобађа и благајну и главну благајну терета евидентирања ситних и номиналних трошкова.
# 5 - Једноставна и брза метода
У поређењу са другим методама, ово је истовремено пребрзо, једноставно, приступачно и прикладно. Метода се може брзо користити за обезбеђивање средстава за куповину запослених. То је једна од најбољих метода познатих за номиналне куповине.
# 6 - Лакоћа у помирењу
Усклађивање књиге ситног новца је такође једноставно и једноставно.
Мане Импрест система
# 1 - Застарели систем
Књига ситних новчаних средстава је углавном застарео и неефикасан систем и не испуњава потребе и очекивања тренутних захтева компаније. Сада постоје боље алтернативе као што су припејд картице доступне код компанија које су посебно дизајниране имајући у виду данашње потребе и захтеве.
# 2 - Незгодно за веће трошкове
Један од главних недостатака употребе система Импрест је тај што ствара велике непријатности за веће трошкове. Систем је изузетно компатибилан и погодан за мање трошкове док је супротан за веће трошкове.
# 3 - Рачуноводствене грешке
Будући да не постоји секундарни систем документације за праћење номиналних новчаних издатака, стога се не могу порећи шансе за рачуноводствене грешке у ситном готовинском систему.
# 4 - Прекомерно трошење
Не постављање ограничења трошкова за сваку номиналну трансакцију чак може довести организацију у ризик да се суочи са превеликим трошењем на куповину.
# 5 - Крађа
У недостатку одговарајућих контрола, запосленици могу злоупотребити рачун ситног новца у компанији и постаће тешко открити ко је узео готовину.
# 6 - Протупривредно присвајање
У недостатку адекватних контрола, велике су шансе да их запослени у компанији проневере, јер је ситни новац врста ликвидне имовине.
Важне тачке
- Средства ситног новца обично надгледају старатељи који помажу у вођењу рачуна и издају готовину запосленима у компанији. Заузврат, овај други даје такве рачуне који су у потпуности повезани са пословањем.
- Новчана средства у ситном новчаном износу оснивају се са унапред утврђеним износом и исти се у складу с тим евидентирају у матичној књизи ентитета.
- Управно одељење организације задужено је за вођење књиге ситних каса.
- Сви издаци који се плаћају из ситних новчаних средстава морају бити нужно документовани заједно са признаницама.
- Систем аванса такође се може користити за покривање зарада запослених, дивиденди, подстицаја, бонуса, награда и путних трошкова.
Закључак
- Рачун ситног новца је широко коришћен систем аванса где се евидентирају номинални трошкови. Систем ситне готовине је једноставан и усер-фриендли метод који омогућава надокнађивање свих трошкова. Поменути систем може помоћи организацији на бројне начине.
- Организације могу користити систем ситног новца за смањење грешака, уклањање превара, контролу ситних трошкова, смањење терета старијих благајника и слично.
- Али корисници система Импрест такође морају бити свесни његових вишеструких недостатака као што су шансе за крађу, присвајање, прекомерно трошење итд., И у складу с тим користити исте. Организације стога морају да осмисле низ политика које диктирају како се мора поступати са готовином како би се избегли сви повезани проблеми.
